A correta escrituração contábil para comprovar os fatos e movimentos que afetem o patrimônio de uma entidade são de vital importância até para a manutenção de sua imunidade tributária. Conforme texto Constitucional:
[…]
c) manter escrituração completa de suas receitas e despesas em livros revestidos das formalidades que assegurem a respectiva exatidão;
d) conservar em boa ordem, pelo prazo de cinco anos, contado da data da emissão, os documentos que comprovem a origem de suas receitas e a efetivação de suas despesas, bem assim a realização de quaisquer outros atos ou operações que venham a modificar sua situação patrimonial;
[…]
O termo “documentos hábeis” está conceituado na Norma NBC ITG 2000 – Escrituração Contábil, dessa forma:
[…]
1.1 Documentação contábil é aquela que comprova os fatos que originam lançamentos na escrituração da entidade e compreende todos os documentos, livros, papéis, registros e outras peças, de origem interna ou externa, que apoiam ou componham a escrituração.
1.2 A documentação contábil é hábil quando revestida das características intrínsecas ou extrínsecas essenciais, definidas na legislação, na técnica-contábil ou aceitas pelos “usos e costumes”.1.3 Os documentos em papel podem ser digitalizados e armazenados em meio magnético, desde que assinados pelo responsável pela entidade e pelo profissional da contabilidade regularmente habilitado, devendo ser submetidos ao registro público competente.
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Dada a importância da matéria e, considerando que os documentos serão emitidos ou solicitados à emissão por profissionais majoritariamente não contábeis, expomos abaixo de forma compilada a lista de documentos hábeis aplicáveis à maioria das operações.
| Item | Operação | Exemplos | Documentos | Dispositivo Legal |
|---|---|---|---|---|
| 01 | Compra de Mercadoria de Consumo | Materiais de limpeza, de escritório, combustíveis | Cupom Fiscal / Nota Fiscal | Art. 197 CTN, Art. 1º L8846/94 e ajustes do SINIEF |
| 02 | Compra de Bens Patrimoniais / Duráveis | Máquinas, Equipamentos, Instrumentos musicais, veículos | Nota Fiscal | Art. 197 CTN, Art. 1 L8846/94 e ajustes do SINIEF |
| 03 | Contratação de Serviços de PF | Autônomos, Funcionários | Contrato com RPA, Carteira Assinada com Folha de Pagamento | RIR/99 |
| 04 | Contratação de Serviços de PJ | Empresas de limpeza, manutenção | Nota Fiscal de Serviços | Art. 1 L8846/94 |
| 05 | Renda Ministerial | Pastores, Diákonos, Bispos, Obreiros, Auxiliadores, Irmãos e Irmãs | Recibo de Prebenda, Múnus, Côngrua | Art. 22 L8212/91 e Art. 31 DL5844/43 |
| 06 | Doações a Necessitados | Ação Social, socorros, auxílios | Recibo de Doação | Art. 553 CC |
| 07 | Despesas Bancárias | Taxas, manutenção, pacotes | Extrato Bancário | Art. 197 CTN |
| 08 | Aluguéis | Salas, salões, sítios | Contrato de Locação, recibos, NF da imobiliária | Art. 197 CTN |
| 09 | Despesas da Casa Pastoral | Aluguéis, água, energia, internet, telefonia, combustíveis, etc. | Recibo de Ressarcimento de Despesas | Art. 6 L7713/88, Art. 43 CF |
As documentações deverão ficar armazenadas por 5 anos, de forma organizada e de fácil compreensão.
