A correta escrituração contábil para comprovar os fatos e movimentos que afetem o patrimônio de uma entidade são de vital importância até para a manutenção de sua imunidade tributária. Conforme texto Constitucional:

[…]
c) manter escrituração completa de suas receitas e despesas em livros revestidos das formalidades que assegurem a respectiva exatidão;
d) conservar em boa ordem, pelo prazo de cinco anos, contado da data da emissão, os documentos que comprovem a origem de suas receitas e a efetivação de suas despesas, bem assim a realização de quaisquer outros atos ou operações que venham a modificar sua situação patrimonial;
[…]

 

O termo “documentos hábeis” está conceituado na Norma NBC ITG 2000 – Escrituração Contábil, dessa forma:

[…]
1.1 Documentação contábil é aquela que comprova os fatos que originam lançamentos na escrituração da entidade e compreende todos os documentos, livros, papéis, registros e outras peças, de origem interna ou externa, que apoiam ou componham a escrituração.
1.2 A documentação contábil é hábil quando revestida das características intrínsecas ou extrínsecas essenciais, definidas na legislação, na técnica-contábil ou aceitas pelos “usos e costumes”.

1.3 Os documentos em papel podem ser digitalizados e armazenados em meio magnético, desde que assinados pelo responsável pela entidade e pelo profissional da contabilidade regularmente habilitado, devendo ser submetidos ao registro público competente.

[…]

Dada a importância da matéria e, considerando que os documentos serão emitidos ou solicitados à emissão por profissionais majoritariamente não contábeis, expomos abaixo de forma compilada a lista de documentos hábeis aplicáveis à maioria das operações.

Item Operação Exemplos Documentos Dispositivo Legal
01 Compra de Mercadoria de Consumo Materiais de limpeza, de escritório, combustíveis Cupom Fiscal / Nota Fiscal Art. 197 CTN, Art. 1º L8846/94 e ajustes do SINIEF
02 Compra de Bens Patrimoniais / Duráveis Máquinas, Equipamentos, Instrumentos musicais, veículos Nota Fiscal Art. 197 CTN, Art. 1 L8846/94 e ajustes do SINIEF
03 Contratação de Serviços de PF Autônomos, Funcionários Contrato com RPA, Carteira Assinada com Folha de Pagamento RIR/99
04 Contratação de Serviços de PJ Empresas de limpeza, manutenção Nota Fiscal de Serviços Art. 1 L8846/94
05 Renda Ministerial Pastores, Diákonos, Bispos, Obreiros, Auxiliadores, Irmãos e Irmãs Recibo de Prebenda, Múnus, Côngrua Art. 22 L8212/91 e Art. 31 DL5844/43
06 Doações a Necessitados Ação Social, socorros, auxílios Recibo de Doação Art. 553 CC
07 Despesas Bancárias Taxas, manutenção, pacotes Extrato Bancário Art. 197 CTN
08 Aluguéis Salas, salões, sítios Contrato de Locação, recibos, NF da imobiliária Art. 197 CTN
09 Despesas da Casa Pastoral Aluguéis, água, energia, internet, telefonia, combustíveis, etc. Recibo de Ressarcimento de Despesas Art. 6 L7713/88, Art. 43 CF

As documentações deverão ficar armazenadas por 5 anos, de forma organizada e de fácil compreensão.

Categorias: Contabilidade

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